terça-feira, 12 de maio de 2015

Arquivo Público dá orientações sobre descarte de documentos sem valor

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Detran-DF foi o primeiro órgão público a eliminar 800 metros de notificação com validade vencida. Material é encaminhado para reciclagem


A imagem de prateleiras e gavetas abarrotadas de documentos antigos em órgãos do governo de Brasília se tornou comum. Porém, uma iniciativa do Arquivo Público do Distrito Federal (ArPDF) começa a desafogar secretarias, autarquias, administrações regionais e outras unidades que integram o Executivo local. O Departamento de Trânsito (Detran-DF) foi o primeiro a eliminar papéis sem valor. Na quarta-feira (6), quase 800 metros de avisos de recebimento de multas expiradas em 2012 foram encaminhados para a Associação de Catadores de Papéis do Plano Piloto.

A Secretaria de Gestão Administrativa e Desburocratização (Segad) deve ser a próxima a se desfazer de ofícios, registros e declarações que perderam a relevância. Todo material é processado e pode ser usado na fabricação de produtos, como guardanapo e papel higiênico.

Etapas
A função do Arquivo Público é orientar sobre os aspectos técnicos e legais da destruição de documentos públicos. Antes, por meio de comissões setoriais, é feita uma triagem de toda a papelada oficial passível de eliminação. Depois, a Comissão Central de Arquivos — grupo de trabalho formado por cinco órgãos do governo, incluindo o ArPDF — fica com a atribuição de analisar e validar a extinção dos registros.

O procedimento deve constar no Edital de Ciência e Eliminação de Documentos e, a partir da data de publicação, é preciso esperar 30 dias antes de enviar o material para a reciclagem. O prazo é necessário a fim de aguardar eventuais questionamentos jurídicos. Por fim, publica-se no Diário Oficial do DF a autorização de extinção dos papéis.

O gerente de Elaboração e Acompanhamento de Instrumentos Arquivísticos do Arquivo Público do DF, Vanderlei Márcio de Oliveira, destaca que a ação contribui para melhorar a organização dos órgãos públicos, evita que documentos importantes sejam perdidos e colabora com o meio ambiente: “Estamos abertos para acompanhar e direcionar, obedecendo à legislação e ao correto descarte desses documentos”.
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